時間:2011/04/16
範圍:架構,整合
老師: roger
長宏SOP
預習(1-2hrs):練習題
上課7hrs
課後複習(1-2hrs)
上課筆記:
◎專案管理架構◎
五大流程:
類似PDCA,但Check只針對Do,五大流程的監控是監控全部
起始:發展專案章程,(取得授權,確認方向)
規劃:專案管理計畫(10+2子計畫)-->8+2+2:(範疇,時間,成本,品質,人資,溝通,風險,採購)+(變更,構型)+(需求管理, 流程改進)
執行:指導及管理專案執行
監控:監控三大基準:範疇,時間,成本 變更控制(CCB):制高點-監控全部流程(起始,規劃,執行,全部)
結束:最終產出,知識管理(lessons learned) (外部先結案,再結內部)
九大知識領域:
專案經理需要對每個知識領域都有一定的涉獵
整合,範疇,時間,成本,品質,人資,溝通,風險,採購(整,範,時,成,品,人,溝,風,採)
專案六重限制:
彼此交互影響
範疇,時間,成本,品質,人資,風險(範,時,成,品,人,風)
利害關係者:
受過程(團隊),結果(客戶)影響的人
找出利害關係者的需求(必要優先),期望(次要)
主動溝通
組織:
功能式-->弱矩陣(台灣大部分)~矩陣~強矩陣-->專案式
弱矩陣:專案經理沒什權限,有兩種角色:傳令兵(促進者),金小刀(協調者)
生命週期:
產品生命週期(可包含多的專案生命週期)
PMI-isms:
PMI特有的專案管理最佳實務做法
PMI-isms 專案經理:
80%在溝通
不鍍金(鍍金對客戶或老闆都不道德(成本))
主動,預防問題發生
專案:
暫時性,有特定時間,獨特產出,逐步完善
◎整合管理◎
一句訣:9大知識領域42子流程結合達成目標,並資源分配
PMI-isms 整合管理:
專案管理計劃書:不是一天就可完成,與利害關係者討論(凝聚共識),團隊一起寫計劃書
企業環境:專案會受組織文化影響,須依組織制度及系統(流程)進行
限制:遊戲規則...範時成品人,要補上"其他"
假設:發生機率介於0-1之間,(大膽假設)會發生,(小心求證)定期審視
PMIS:管理專案生命週期的工具軟體
PMS:專案管理軟體MS Project,管理排程與人力,僅為PMIS的一小部
Kickoff meeting:
佈達專案經理,介紹利害關係人(相見歡),介紹專案內容(會議時程)
舉行時機:規劃後,執行前
提高專案能見度:大型專案一定要做
流程ITTO
Input:投入
Tool:工具(看得到)
Technique技術(看不到)
Output (產出)
起始:發展專案章程
一句訣:奉天承運,專案發起人昭曰
應是發起人寫--->幫老闆想章程,老闆修改,簽名-->授權
此為授權專案經理動用公司資源的正式文件
專案工作條款(SOW)
對內:營運企劃,產品或服務需求
對外:合約
專家判斷
專業部門,利害關係者,專案辦公室,主題專家,顧問,協會,工會
(不一定是人也已可能是BLOG,GOOGLE)
規劃:專案管理計劃書
一句訣:10+2子計畫+專案管理計畫
定義專案如何被執行,監控及結束
基準確立後:有變更-->進行變更控制
範疇說明書
定義範疇基準(如:何時應該完成?%)
規格(比章程詳細,用來驗收)
作法
執行:指導及管理專案執行
一句訣:照計畫行事,有狀況隨時通報,並隨時注意新規定與新的工作內容
監控:監控專案工作
一句訣:以三大基準(範圍 時間 成本)比較實際工作績效
用過去的趨勢預測未來是否可達成
預防行動(發生前,從容)--->矯正措施(發生後,救火)
變更申請
矯正措施:當績效有差異,將偏差的績效拉回設定的基準 (風險管理內有定義,可直接PLAN,不需再申請變更)
缺點改正:交付標的沒有滿足客戶要求,需局部或全部修正-->重工(REWORK)
預防行動:尚未發生,可能會對績效造成影響的預防行動
1.變更控制系統
變更程序:如知會相關部門,會簽(確保安全)
不同層級審視變更定義
CCB審核
成效追蹤(構型)
2.構型管理系統
提交變更申請,追蹤核准
其涵蓋變更控制系統,屬於PMIS
變更申請狀態更新
變更控制系統:批准或否決變更請求
被否決:問題仍存在,需專注在未被解決的問題
結束:結束專案或階段
一句訣:完成所有專案活動,移交最終產出,並做Lessons learned(知識管理)
專案結案
滿足專案條件,或退場(止血點)準則
Go/no Go(轉移到下階段)
Lessons Learned
解散(釋出資源)
最終產品,服務或成果移轉
指導及管理專案型-->交付標的(半成品分階段先交付)
執行品質管制(內部)-->確認交付標的
驗證範疇:接受的交付標的
結束專案-->最終產品服務或成果移轉
組織流程資產更新
1.專案檔案(專案活動產出的文件)
2.專案結案文件(移交文件:使用手冊,保固書)
3.歷史資訊(LL)
keywords by Robin
1. 專案的定義: 臨時性, 獨特產出, 逐步完善
2. 專案管理的定義: 五大流程(起始, 規劃, 執行, 監控, 結束)
3. 起始: 取得發起人正式授權, 確認方向
4. 監控: 制高點
5. [規劃, 執行, 監控] 這些循環: 逐步完善
6. 結束: 最終產出, 知識管理
7. 九大知識: 盛飯時 誠品人 夠風采(整合, 範疇, 時間, 成本, 品質, 人資, 溝通, 風險, 採購)
8. 六重限制: 飯時 誠品人 瘋(範疇, 時間, 成本, 品質, 人資, 風險)
9. 假設: 一件事情介於0~1之間, 我們大膽假設他會發生. 如果不發生, 就小心的求證. 在專案階段裡面不間斷地去更新它省視它.
10. 企業環境因素: 系統, 制度, 文化
11. 組織流程資產: 流程類, 知識庫, 歷史資訊, 經驗學習(Lessons Learned).
12. 功能型組織: 按照功能式:產銷人發財. 資源全部集中在功能經理身上.
13. 專案式組織: 資源全部集中在專案經理
14. 平衡式矩陣: 功能型和專案型各半
15. 弱矩陣組織: 小部分的權限集中在專案經理身上
16. 弱矩陣組織: 傳令兵(促進者), 金小刀(協調者)
17. 強矩陣組織: 專案經理比較強勢
18. 產品生命週期: S曲線
19. 專案生命週期
20. 專案管理生命週期
21. PMIS: 專案管理資訊系統(Project Management Information System) 專案管理流程客製化變成電腦系統
22. PMS: 排程系統(MS: Project)
23. Kickoff meeting: 佈達, 相見歡, 介紹專案內容
24. 限制: 專案的遊戲規則
25. 工作授權系統: 派工系統
26. 整合管理6個流程: 章程, 計畫, 執行, 監控, 變更, 結束.
27. 寫章程目的: 取得正式授權, 確認方向
28. 專家: 平行單位, 利害關係人, 專案管理辦公室, 主題專家, 顧問, 協會, 工會
29. 計畫: 10+2子計畫: 8+2+2 (飯時誠品人夠風采(各有其知識管理計畫) + 變更, 構型+ 需求管理計畫, 體質的逐步完善計畫
30. 3大基準: 範圍, 時間, 成本
31. 執行: 投入(I):計畫, 新的規定
32. 執行: (TT) 專家判斷, office文件
33. 執行: 產出(O): 可交付成果, 工作績效
34. 監控: 3大基準(時間, 範圍, 成本)
35. 監控: 矯正措施: 針對專案績效
36. 監控: 預防措施: 針對負向風險
37. 監控: 缺點改正: 針對可交付成果
38. 變更: 變更, 構型
39. 變更: 一群人審核CCB (Change Control Board)
40. 變更: 產生變更管理計畫
41. 結束: 產出(O): 最終產品, 知識管理
42. 結束: 行政結案程序: 專案停止的Criteria, Go/No-Go決策, Lessons Learned, 團隊解散.
43. 更新的組織流程資產: 專案檔案, 結案文件, 歷史資訊(包含了經驗分享)
攝影 (10)