Michael Fang's Blog

2011/05/07上課筆記
範圍:人資,溝通
老師:徐光明 kmhsu@fcu.edu.tw  (考上email給老師會送小禮物:PMP各式文件範本)

◎人資◎
發展人力資源計畫書:
組織架構(上下層通報關係)
角色責任(R&R)
>>明確定義利害關係者的角色)與責任(負責的工作)
>>責任與權限相符,成員能發揮最好的績效
用人管理計畫書(因為不是FM無法直接打考績,故要定義績效獎勵-->要sponsor 簽核à成員才有目標)
規劃時期:找10%的成員來發展 計劃書~~
考核回饋: FM,高階主管(以防FM 不鳥你)
衝突有發生:成員優先自行處理
各種角色

專案經理沒有足夠的資源完成專案
解決順序PMàFMàSponsor

權限Authorityà工作包動用資源的權限
責任Responsibilityà工作包
當責Accountabilityà授權不授責   ,A把權限與責任委任給B  當責的還是A
PM的懲罰權力:不得已才使用,除非會造成結構性的破壞

馬斯洛需求理論(Maslow’s Hierarchy of Needs)
生存需求à安全需求à社交需求à社會地位à自我實現
低à高
麥克里葛理論(Douglas McGregor’s Theory)
X理論:管理觀點由上而下,控制員工,假設員工天生不喜歡工作
Y理論:創造讓員工達成目標的舞台,員工會自我要求
赫茲伯格激勵理論(Hertzberg’s Motivation Theory)
保健因子 (薪資,環境):提升保健因子動力不大à與環境相關
激勵因子(成就,責任,肯定,獎金,晉升):增加動力à與執行工作相關
麥克里蘭三需求理論(David McClelland’s Theory of Needs)
依照員工不同需求給予不同的工作委派
成就需求à挑戰性,有成果à希望被肯定 
關係需求à被認同àex:組長
權力需求à喜歡組織及影響他人à委任經理
領導風格
S1(無能力/無意願):指示行動
S2(能力不足/有意願):由PM決策,教導或解釋
S3(有能力/缺乏意願):PM與成員互動並鼓勵,並與成員達成共識做出決定
S4(有能力/有意願):任務委任,由成員決策,PM從旁監督

人力資源計劃書:包含組織架構,R&R,用人管理計畫書
組織分解結構(OBS):描述部門/單位 所負責的工作包或活動 (無法使用RACI)
責任指派矩陣(RAM):顯示成員負責的工作包或活動
Lower Level RAM:成員,High Level RAM:小組
純文字:包含責任、授權、職能、資格

RACI: Responsible(負責),Accountable(當責),Consult(諮詢),Inform(通知)


獲得專案團隊
工具:先行指派(章程),協商(與FM要人,專案能見度高,FM才會買單)
虛擬團隊(用有加密的網站à pullà匯流à最佳實務)
發展專案團隊
獎勵可訂在用人管理計畫書
團隊建立
基本規則:明確
集中作業:提升溝通及效率
管理專案團隊
專案績效評鑑: 360度 回饋(參考主管,同僚,部屬)
衝突管理:解決衝突責任在製造衝突的成員本身,若衝突上升,PM或FM要協助處理
化解衝突技術:
問題解決(面對面一同討論,彼此互讓)
緩和:避開差異點(如提到大家的共同目標為獎金…希望大家一同努力)
合作:PM各自了解雙方立場,整合不同觀點,產生共識
妥協:雙方都讓步且都可接受(雙輸)
強迫:強迫其他人接受某方觀點Win-lose
擱置:迴避衝突置之不理

避免衝突
清楚的任務指派
無重疊角色
成員良性溝通(認知限制,專案章程目標,重大變更,關鍵決策)
議題紀要(issue log)
紀錄問題,負責人,何時解決

企業環境因素更新:提供績效回饋組織(功能單位),人員技能更新

◎溝通◎  
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
專案經理在溝通的任務
1.辨識利害關係者(讓人覺得溝通很舒服)
2.建立溝通管理計畫書
3.發佈資訊與績效報告
PM花80%在溝通 55%非語言(語氣,肢體語言),38%語言,7%(文字)

績效報告定期發佈給利害關係者
1.專案有變更à通知利害關係者
2.了解利害關係者的專長影響力,需求和期望

PM不只是靠開會來了解進度à其他工具:PMIS,專案週報
經驗學習應用流程
1.找內部KM,2.找同學範本3.找老師範本,4.google 大師  5.自己來…..

公司內部經驗學習LLà路à階段產出LLà給利害關係者à組織資產

正式/書面:複雜問題à需要被記錄在正式文件
正式/口頭:簡報,演講,定期會議à大眾場合溝通,特殊事件,公司對外發布
非正式/書面:email,筆記-->簡單的資訊交換,有點複雜的問題,避免誤解
非正式/口頭:臨時會議,對話à有效率的溝通
有效溝通
對的時間,對的形式來提供資訊
傾聽:主動及有效傾聽
溝通管理流程I/O



基準-->報告績效-->發佈資訊

3.1辨識利害關係者
1.要找到所有的stakeholder
2.記載他們的重要性,期望,關切利益,影響程度
3.key stakeholderà聚焦進行管理(80/20法則)


採購文件
專案若來自合約:客戶是重要的利害關係者
專案外包:廠商 是重要利害關係者
採購文件à辨識利害關係者的重要文件

企業環境因素/組織流程資產
組織流程資產à利害關係者登錄範本 ( 重要/不重要/中立)

利害關係者分析
1.辨識所有的利害關係者
2.確認影響程度,進行溝通與管理期望
3.評估其影響,規劃如何影響它們,增強支持,減低衝擊
利害關係者登錄表

應對措施à用甚麼方式與其溝通

3.2規劃溝通
噴嚏哲學
P:誰需要
T:甚麼時候用到
I:如何傳遞
P:誰來發佈
溝通管道:    (記得算PM自己)
溝通技術: 如何將技術有效傳達利害關係者
溝通方法:互動(電話,視訊,會議),推式(email,信件,報告),拉式(加密網站)

溝通管理計畫書:主動溝通,在專案執行前就規劃好與利害關係者的溝通方式,時間,頻率

3.3 發佈資訊
有效的會議管理
1.會議原則(目的,是否需要,找到對的人)
2.會議前(會議時程,討論議題)
3.會議中(照議程/規則開會,指定人員產出交付物,及完成日期),紀錄決議
4.會議後(24hrs內發出會議紀錄,追蹤執行狀況)

績效報告
1.實際值2.基準,3.衡量值,4.變更申請,5.預測值,6.風險,7.?人,8.議題,9.結論,10.獎懲
圖 >表>文字


3.4管理利害關係者期望
主動管理期望
協商影響要求
事先提出還未成為問題的疑慮
澄清解決問題,

議題紀要(issue log)
1.未解決的問題,有可能造成衝突或delay的主因
2.問題被澄清時,指派專人及指定完成日完成

3.5報告績效
投入:專案管理計劃書(基準):範疇,時程,成本,品質, 技術
    工作績效資訊(實際值) :來自 控制範疇(S),控制時程(T),控制成本©
   工作績效衡量值(實際值-基準)

變異分析:
驗證à確認偏差à預測趨勢
預測方法
時間序列:以歷史資料估算未來結果
因果/計量經濟法:線性或非線性回歸……
判斷法:直覺,意見,判斷..
其他:模擬,機率預測總效果預測

報告系統:標準化工具,發布資訊給利害關係者

績效報告:蒐集資訊與基準比較後的分析結果
種類如下:
現況報告:目前狀態à流水帳,大大小小報告à給成員
進度報告:專案完成甚麼(給管理階層)

長條圖報告:甘特圖,活動開始結束時程(管理階層)
里程碑報告:標示里程碑的甘特圖,(管理階層報告)
趨勢報告: 過去成果
預測報告:預測未來狀態及績效

變異分析:實際與預期的差異
實獲值:整合範疇成本時程的專案績效衡量指標
參考資源